Business Intelligence im Vertrieb?

Business Intelligence und Datenanalyse im Vertrieb haben durch eine Weiterentwicklung der Technologie einen weiten Weg zurückgelegt. Die Möglichkeiten, Daten zu sammeln und auszuwerten sind mittlerweile überwältigend. Im indirekten Vertriebskanal können Datenanalyse und Business Intelligence jedoch wirklich glänzen und einen großen, spürbaren Unterschied in Bezug auf die Erhöhung des Umsatzes machen.  Bevor der Endverbraucher die Produkte kauft, gibt es sehr viele verschiedene Komponenten und Prozessschritte. Software kann dabei helfen, diese Schritte zu organisieren und effizienter zu gestalten. Durch eine systematische Datenerfassung und Analyse kann der Umsatz gezielt gesteigert werden.

Worum geht es eigentlich bei Business Intelligence im Vertrieb (BI)?

Laut Investopedia bezieht sich Business Intelligence „auf die verfahrenstechnische und technische Infrastruktur, die die durch die Aktivitäten eines Unternehmens erzeugten Daten erfasst, speichert und analysiert“. Kurz gesagt: Business Intelligence ist ein weit gefasster Begriff, der nicht nur Data Mining und Prozessanalyse, sondern auch Leistungsbenchmarks und deskriptive Analysen umfasst. Business Intelligence, auch bekannt als Geschäftsdatenanalyse, fasst alle von einem Unternehmen generierten Daten zusammen. Daraus werden leicht verständliche Berichte, Leistungskennzahlen und Trends erstellt, die dem Management als Entscheidungsgrundlage dienen.

Es steht absolut außer Frage, dass Unternehmen Big Data benötigen. Denn nur so bleibt ein Unternehmen auf dem schnelllebigen Markt wettbewerbsfähig. Zu wissen, „wann“, „wie“ und „warum“ etwas passiert ist, kann für Führungskräfte und wichtige Entscheidungsträger einen echten Mehrwert darstellen. Je mehr Informationen über eine Aktion oder ein Ereignis vorliegen, desto mehr Möglichkeiten haben die Verantwortlichen, sich auf den nächsten Geschäftsabschluss vorzubereiten. Laut Statista setzen „fast 53 % der befragten globalen Unternehmen Big-Data-Technologien eingeführt haben, wobei weitere 38 % die Absicht haben, sie in naher Zukunft einzuführen“.

Business Intelligence wurde entwickelt, um Führungskräften bessere Entscheidungen zu ermöglichen. Es hat sich immer wieder gezeigt, dass Manager, die kein genaues oder vollständiges Bild von einer Situation haben, schlechte und ungenaue Entscheidungen treffen. Diese neuen Möglichkeiten sollen den Menschen nicht ersetzen, sondern mit den Managern zusammenarbeiten. So erhalten sie ein klareres und genaueres Bild des Marktes, das auf datengestützten Fakten beruht. Aufgrund der besseren Informationsgrundlage können sie dann gezieltere vertriebliche Maßnahmen ergreifen.

Warum ist Business Intelligence im Vertrieb wichtig?

Wie bereits erwähnt, umfasst Business Intelligence viele verschiedenen Prozesse. Dabei werden Daten aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Quellen analysiert. Analysten können die gewonnenen Daten nutzen, um ein Unternehmen über relevante Situationen und Veränderungen in der Branche oder auf dem Markt zu informieren. Auch Führungskräfte können Datenvisualisierungsdiagramme oder -grafiken direkt abrufen. So erhalten sie einen Überblick über bedeutsame Auswertungen und können diese direkt in ihre Entscheidungsprozesse einfließen lassen. Viele Unternehmen – vor allem in B2B-Vertriebskanälen – nutzen bereits Business Intelligence Lösungen, um so Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.

Was sind die Vorteile?

1. Bessere Datenqualität – ein Business-Intelligence-Tool ist nicht nur bei der Datenerfassung präziser als ein zu Fehlern neigender Mensch, sondern erkennt auch eher, welche Daten relevant sind und verwendet werden sollten. Zudem werden die Daten ständig aktualisiert, so dass sie immer aktuell verfügbar sind. Dies verbessert die Datenqualität, und die Sales Manager können Ihr Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Daten treffen.

2. Schnelleres Arbeitstempo – es sollte nicht überraschen, dass ein Business-Analytics-Tool Daten schneller finden und sortieren kann, als ein Mensch es könnte. Darüber hinaus gibt es in der Regel ein zentrales System zur Datenspeicherung und -freigabe. Informationen werden aktuell an die entsprechenden Teams und Partner weitergegeben, was den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens oder zwischen Vertriebspartnern enorm beschleunigt

3. Datenanalyse – Mit diesen Datentools kann eine grundlegende Analyse mit aussagekräftigen Informationen für Führungskräfte erstellt werden. Angesichts der Tatsache, dass viele Verbraucher Trends aufgreifen und ihr Konsumverhalten aufgrund der sozialen Medien schnell ändern, ist eine zeitnahe Analyse der Daten immer hilfreich. Das Tool reagiert schneller auf Trends und kann somit immer aktuelle Informationen bereitstellen.

4. Betriebsabläufe verbessern und vorhersehen: Mit Business-Intelligence-Analysetools lassen sich Vertriebskennzahlen und KPIs mit Hilfe künstlicher Intelligenz vorhersagen, adaptieren und optimieren.

5. Schnelle Fehlererkennung – Business-Intelligence-Tools sind nicht fehleranfällig, es sei denn, sie sind nicht in Takt. Sie arbeiten nach ihren Algorithmen und können schnell Trends und Muster erkennen, die sie dann den Führungskräften auf leicht verständliche Weise präsentieren können. Die Verringerung menschlicher Irrtümer trägt dazu bei, dass die Informationen genauer werden. Zudem können BI Tools dabei helfen, schnell auf Fehler oder ungewöhnliche Probleme aufmerksam zu machen, die behoben werden müssen. Auf diese Weise kann das Management Fehler verhindern, frühzeitig erkennen und beheben. Aufgrund der schnellen Auswertung der Daten können Maßnahmen viel früher eingeleitet werden, als ein menschliches Auge es könnte.

6. Immer auf dem Laufenden: Die aktuellen Daten sind jederzeit für den Vertriebsleiter abrufbar. Dies bedeutet, er muss nicht mehr darauf warten bis seine Mitarbeiter die Daten in einem manuell erstellten Bericht zusammengefasst und kommuniziert haben. Gleichzeitig können Informationen in einer visuell ansprechenderen Form dargestellt werden. Oft handelt es sich dabei um Grafiken und Diagramme, die leichter zu bewerten sind. Die Berichte können in der Regel jederzeit und in der von der zuständigen Führungskraft gewünschten Häufigkeit erstellt werden. Auswertungen sind so immer auf dem aktuellen Stand und kann von den Führungskräften zuverlässig für wichtige Entscheidungen innerhalb des Vertriebskanals genutzt werden.

Einige Haupteigenschaften, nach denen Sie bei einer BI Lösung für den Vertrieb suchen können

Obwohl so viele Vorteile genannt wurden, ist es wichtig, wirklich zu analysieren, welche Business-Intelligence Lösung für Ihre Aufgaben und geschäftlichen Anforderungen am besten geeignet ist. Denken Sie daran, dass eine Lösung möglicherweise nicht alle Funktionen bietet, aber machen Sie sich mit den gewünschten Elementen vertraut, damit Sie eine Lösung suchen können, die Ihre Anforderungen am besten erfüllt.

Einige dieser zentralen Funktionen können sein:

1. Zentralisierung und Plattformintegration – Business-Intelligence Lösungen, die eine zentrale Sortierung und Speicherung von Daten ermöglichen, sind sehr nützlich. Dies würde bedeuten, dass die Lösung Daten aus anderen Systemen findet, aufzeichnet und speichert. Sie aber dennoch an einem zentralen Ort bereithält. Dadurch wird weniger Zeit mit dem Wechseln zwischen verschiedenen Systemen vergeudet. Probleme mit der Datensynchronisierung werden auf eine organisierte, einheitliche Methode vermieden.

2. Dashboard für die Datenvisualisierung – empfehlenswerte Business-Intelligence-Tools sollten nützliche Dashboards enthalten, die Daten in leicht verständlichen Grafiken darstellen können. Dies vereinfacht es dem menschlichen Gehirn, das Wesentliche der Informationen schneller zu erfassen und Trends oder Abweichungen leichter zu erkennen. Auch die Interaktion und Manipulation von Daten für die Analyse wird dadurch erleichtert, so dass die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung einfacher und schneller erfolgen können. Dies ist ein hervorragender Rahmen für die Erfassung von Kennzahlen, so dass man leicht erkennen kann, welche Prozesse und Aktivitäten erfolgreich sind und welche nicht.

3. Einfacher geräteübergreifender Zugriff – vielleicht ist es für Sie wichtig, dass Führungskräfte oder bestimmte Personen mit zusätzlichen Berechtigungen auch unterwegs auf diese Informationen zugreifen können. Ein System, das die Nutzung auf einem Computer, einem persönlichen Laptop oder sogar einem Smartphone und einem Tablet ermöglicht, könnte für bestimmte Teams oder Führungskräfte unerlässlich sein. Jederzeit und überall leicht auf die Informationen zugreifen zu können kann für die Entscheidungsträger sehr hilfreich sein.

4. Datenanalyse – manche Unternehmen möchten mehr als nur eine einfache Datenerfassung und -speicherung, die leicht zugänglich ist. Künstliche Intelligenz in einigen Business-Intelligence-Tools kann wirklich den Rahmen sprengen, indem sie mehr Analysen liefert, auf die die Führungskräfte reagieren können. Dies würde es dem Tool ermöglichen, aus vergangenen Trends und festgelegten Algorithmen oder Metriken zu lernen, um an verschiedenen Stellen des Vertriebskanals nützliche Vorschläge zu machen.

5. Berichts- und Warnfunktionen – Die Erstellung von Berichten mit der BI Lösung im Vertrieb bedeutet für die Mitarbeiter eine große Zeitersparnis. Die Auswertungen können damit schneller, standardisierter und sogar präziser erstellt werden, als wenn sie von einem menschlichen Mitarbeiter stammen. Außerdem werden immer aktuelle Daten herangezogen, so dass die Berichte nicht veraltet sein werden. Darüber hinaus lassen sich Alarmfunktionen für bestimmte Szenarien einrichten, so dass bei Problemen (z. B. wenn der Lagerbestand unter eine bestimmte Zahl fällt oder die Menge der abgeschlossenen Verkäufe unter einer bestimmten Vorgabe liegt) die Führungskräfte schnell gewarnt werden können. Dies ist in vielen Situationen sehr vorteilhaft, denn in den meisten Fällen ist es besser, schneller auf Informationen zu reagieren, um eine gute Lösung zu finden.

Einschränkungen beim Einsatz von BI Tool

Alles in allem sollten Sie wirklich ein geeignetes Business-Intelligence-Tool in Betracht ziehen, dass zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Aber denken Sie daran, dass das Tool nicht alles kann. Es gibt noch einige Dinge, die Sie beachten müssen, damit Ihr Business-Intelligence-Tool wirklich optimal für Sie arbeitet:

1. Inkorrekte Daten sind nutzlos – wenn falsche Datenquellen oder falsche Algorithmen eingerichtet werden, die nicht dem gewünschten Ergebnis entsprechen, kann das Tool nicht so funktionieren, wie Sie es wünschen. Es wird Ihnen Informationen liefern, die auf dem basieren, was Sie von ihm angefordert haben.

2. Verwenden Sie die richtigen Kennzahlen – wenn Sie Kennzahlen haben, die Ihre Ziele richtig messen, kann das Tool seine Arbeit besser erledigen.

3. Nehmen Sie sich Zeit zum Lernen, trainieren Sie für eine optimale Nutzung – die Anpassung an ein neues System kann einige Zeit in Anspruch nehmen, und das Erlernen aller Bestandteile und Funktionen ist entscheidend für eine optimale Nutzung, sowohl für Führungskräfte als auch für alle Mitarbeiter, die das System nutzen.

4. Bereitschaft zur Anpassung – das System ist nur dann nützlich, wenn Sie es nutzen. Sie und Ihre Mitarbeiter müssen bereit sein, sich an die Anforderungen dieser neuen Technologie anzupassen. Sie werden enorme Vorteile sehen, wenn Sie der Sache eine Chance geben.

Werden Sie also die Implementierung von Business Intelligence im Vertrieb in Betracht ziehen?