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Vertriebsdatenbank

Eine Vertriebsdatenbank ist eine Lösung zur Analyse aller vertrieblichen Aktivitäten. Ziel ist es, durch die Sales Datenbank mehr Umsatz im indirekten Vertrieb mit geringerem operativen Aufwand zu erzielen.

Sep 2023
Umsatz steigern, Transparenz, Kosten senken, Data
Vertriebsdatenbank, Sales Database Blog
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Vertriebsdatenbank – richtig aufgesetzt und genutzt

Wie geht Vertriebsanalyse richtig?

In vielen Unternehmen ist der Vertrieb der Motor für Umsatz und Erfolg. Daher ist es in den meisten Unternehmen entscheidend, dass die Verkaufsprozesse effizient und produktiv sind. Insbesondere im indirekten Vertrieb. Nur so können die Erträge gesteigert werden. Allerdings hört es sich einfacher an den Umsatz zu steigern als es in Realität ist. Demzufolge gibt es eine Reihe von Themen, die eine Vertriebsorganisation für den Erfolg nutzen sollte. Eines davon ist eine Vertriebsdatenbank.

Um was geht es bei einer Vertriebsdatenbank?

Eine Vertriebsdatenbank ist eine detaillierte und umfassende Lösung über alle Verkaufsaktivitäten im gesamten Kanal. Insbesondere im indirekten Kanal, wo sich die Verkäufe nicht direkt aus den eigenen Systemen ermitteln lassen. Im Vertriebsreporting werden alle Verkaufstransaktionen inkl. möglicher Zusatzinformationen detailliert gespeichert und für Analysezwecke bereitgestellt.

Nur mit einer Vertriebsdatenbank können Trends, historische Vergleiche, Erfolge von Aktivitäten und ähnliches detailliert nachvollzogen werden. Außerdem können durch das Vertriebscontrolling die Leistungen des Vertriebsteams beurteilt werden.

Üblicherweise enthalten die Vertriebsdaten verschiedene Elemente

  • Einen Marktüberblick – alle Hintergrundinformationen, die der Leser/Betrachter benötigt, um zu verstehen, was ihm präsentiert wird. Die Informationen müssen kurz sein, aber das richtige Verständnis gewährleisten. In der Regel kann dieser Teil den Hintergrund des Marktes und vielleicht die angestrebten Ziele enthalten. Je nachdem, wer die einzelnen Berichte der Vertriebsdatenbank lesen soll, kann er unterschiedlich detailliert sein. Das reicht von der höheren Managementebene bis hin zu einer untergeordneten operativen Ebene, ganz nach deren individuellen Anforderungen.
  • Detaillierungsgrad der Daten – Daten müssen anhand von Metriken verfolgt werden, die verständlich und effizient sind. Das soll nicht heißen, dass es sich um Tabellenkalkulationen und Zahlentabellen handeln soll, denn Details sind zwar toll, aber manchmal können endlose Details langweilig oder erdrückend sein. Die Daten sollten aufgeschlüsselt und in relevante kleinere Teile mit entsprechenden Überschriften sortiert werden, um verschiedene Zwecke zu verfolgen. Hier ist die Datenvisualisierung der Schlüssel. Denn Grafiken und Diagramme sind für das Auge viel leichter zu erfassen. Anhand von Grafiken lassen sich außerdem Trends, Diskrepanzen und verbesserungsbedürftige Bereiche leichter erkennen.
  • Ergebnisanalyse – Unabhängig vom Zweck des Berichts sollten die Daten nicht einfach in der Versenkung verschwinden. Nach der Festlegung der Ziele und der Erhebung der Daten sollte eine Analyse vorgenommen werden. Die Daten müssen etwas über das Gesamtbild des Ziels oder den Umsatz des Unternehmens im Allgemeinen aussagen. Automatisierte Systeme sind oft in der Lage, ein Mindestmaß an Auswertungen entsprechend den vorgegebenen Zielen zu liefern. Dies kann durch die Betrachtung der Daten im Ist-Zustand geschehen oder durch den Vergleich mit früheren Daten. So können Entwicklungen leichter erkannt werden.
  • Nächste Schritte – nach der Aufzeichnung der Daten und der Ergebnisanalyse sollten sich einige umsetzbare Handlungsmaßnahmen ergeben. Hierbei könnte es sich um rote Flaggen handeln. Diese können automatisch auf Bereiche hinweisen, die verbessert werden können. Diese sollten dann von dem zuständigen Team besprochen und bewertet werden. Im Anschluss können dann geeigneten Maßnahmen getroffen werden um Probleme zu lösen oder Verbesserungen einzuführen. Im Endergebnis sollen mit den gewonnenen Daten die Effizienz, Effektivität und Rentabilität des Unternehmens verbessert werden.

Themen, die vor der Erstellung einer Datenbank zu beachten sind

Damit die Vertriebsdatenbank sinnvoll für eine Vertriebsanalyse eingesetzt werden kann, muss zuallererst das Ziel richtig und klar definiert werden. Vertriebskennzahlen sind üblicherweise Indikatoren, die helfen sollen, bestimmte Bereiche des Vertriebs wie z. B. die Leistung zu messen. Auf dieser Grundlage können dann die entsprechenden Zielvorgaben festgelegt werden.

Natürlich dienen diese Kennzahlen dem Zweck, leistungssteigernde Aktivitäten für das Unternehmen zu ermitteln.

Einige Dinge sind zu beachten:

  • Größe des Unternehmens – jeder Vertriebspartner oder Händler muss innerhalb seiner eigenen Größenordnung und Möglichkeiten bewertet werden. Partner unterschiedlicher Stärke können individuell bewertet werden. Dies ergibt einen einfachen anfänglichen Bewertungsfaktor, der helfen kann, schnelle und solide Umsatzprognosen und Strategien zu erstellen.
  • Die Anzahl der potenziellen Kunden und der Abverkäufe – Vertrieb kann in der Regel auf zwei Arten erfolgen: durch die Gewinnung neuer Händler und durch die Verkaufssteigerung bei bestehenden Kunden. Bei der Analyse dieser Kunden, kann man mit einer einfachen Kennzahl die Zahl der potenziellen Händler und die Zahl der Verkäufe je Händler in Relation setzen.
  • Verkaufsgeschwindigkeit – dies ist ein wichtiger Punkt, den Sie im Auge behalten sollten. Manchmal heiligt der Zweck nicht immer die Mittel. Die Verkaufsgeschwindigkeit gibt an, wie lange es dauert, Handelspartner zu entwickeln. Es ist nicht nur wichtig zu wissen, wie viele Handelspartner am Ende eines Zeitraums Ihre Produkte verkaufen, sondern auch wie erfolgreich diese verkaufen. Ebenso sollten die Kosten für die Entwicklung eines Händlers ermittelt werden. Denn wenn die Geschäftskosten den Erfolg des Geschäfts/Verkaufs übersteigen, müssen die Strategien angepasst werden. In jedem Fall ist die Kenntnis der durchschnittlichen Verkaufszykluszeit eine gute Kennzahl, die man zur Hand haben sollte.

Mögliche Vertriebsanalysen für einen Vertriebsmanager

  • Verkaufszahlen
  • Durchschnittlicher Umsatz pro Vertriebspartner/Verkaufsstelle/Kanalpartner
  • Eingesetztes WKZ Budget zur Erzielung des Umsatzes
  • Bestandszahlen
  • Erzielter Gewinn
  • Umsatz pro Woche
  • Prozentualer Zielanteil
  • Durchschnittlicher Umsatz pro Produkt

Tipps zur effizienten Nutzung einer Vertriebsdatenbank

Eine Vertriebsdatenbank ist eine perfekte Lösung um Unterschiede erkennbar zu machen. Informationen sind das Herzstück jeder Art von Wachstum. Es ist natürlich keine leichte Aufgabe, diese Datenbank zu erstellen. Und vor allem auch im Zeitverlauf sicherzustellen, dass sie die richtigen Daten enthalten.

Hier sind einige Tipps, die dabei helfen:

  1. Lassen Sie sich von der Automatisierung unterstützen – dieser Punkt kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Das Sammeln und Durchsuchen relevanter Daten, um sie in einer vorteilhaften Weise zu präsentieren, ist ein langwieriger und mühsamer Prozess. Lassen Sie den großen Vorteil eines Hilfsmittels nicht außer Acht, das den Großteil der Datenerfassung und -sichtung schneller und genauer erledigen kann als Sie selbst. Das System kann durch automatische Aktualisierungen sicherstellen, dass die Daten auf dem neuesten Stand sind und die Datenbank überschaubarer gestalten. Die Lösung kann die Datenvisualisierung viel einfacher gestalten als ein Mensch es von Hand könnte.
  2. Suchen Sie nach Analysen, die ein vorgegebenes Ziel verfolgen – dies ist manchmal ein entscheidendes Problem beim Reporting. Wenn diese nicht konstruktiv dazu beitragen, Informationen über eine bestimmte Aktivität zu sammeln, um ein definiertes Unternehmensziel zu erreichen, dann ist es reine Zeitverschwendung. Die Ziele und Vorgaben sollten vor der Erstellung von Berichten und sogar vor der Datenerfassung festgelegt werden. Wenn man ein bestimmtes Ergebnis vor Augen hat, lassen sich die gesuchten und präsentierten Daten viel einfacher auswerten.
  3. Planen Sie einen bestimmten Zeitrahmen für die Analyse ein – das absolut Wichtigste bei der Erstellung eines Umsatzberichts ist die Einhaltung eines angemessenen Zeitplans! Die Daten sollten innerhalb einer festgelegten Zeitspanne erhoben werden, um den Fortschritt in einem bestimmten Zeitrahmen zu verfolgen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Berichte zeitnah ausgewertet werden. Führungskräfte sollten sich Zeit für die Berichtsauswertung nehmen, damit etwaige Änderungen, die für den nächsten Vertriebszeitraum vorgenommen werden müssen, rechtzeitig umgesetzt werden könne. Der Sinn des Sales Reports besteht darin, hilfreiche Erkenntnisse zur Verbesserung des Unternehmens zu liefern. Daher sollten sich die Führungskräfte untereinander oder mit jeweiligen Verantwortlichen treffen, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen und Strategien zur Verbesserung des Unternehmenswachstums zu entwickeln.

 

Wichtige Erkenntnisse

  • Im indirekten Vertrieb ist es besonders wichtig, eine klare Vorstellung von den Verkaufserfolgen der Handelspartner zu haben. Nur so können strategische Entscheidungen zur Verbesserung dieser Umsätze getroffen werden.
  • Eine Vertriebsdatenbank ist hilfreich, da sie eine systematische Analyse der Verkaufsaktivitäten über einen bestimmten Zeitraum ermöglicht.
  • Sales Reports sollten auf den Nutzer zugeschnitten sein, indem sie gestraffte Informationen liefern, die leicht zu verstehen und für die Ziele der Abteilung oder des Unternehmens insgesamt relevant sind.
  • Eine Vertriebsdatenbank besteht aus einem breiten Spektrum von Daten und Kennzahlen, die wichtige Informationen über die Sales Performance innerhalb des Teams liefern.
  • Die Berichte enthalten in der Regel einen Überblick, aufschlussreiche Fakten, Interpretationen der Ergebnisse und geeignete Vorschläge für Maßnahmen.
  • Eine Software Lösung kann bei der Erstellung und regelmäßigen Pflege einer Vertriebsdatenbank unglaublich hilfreich sein. Es übernimmt die schwierige Aufgabe der Datenerfassung und kann die Informationen sogar sortieren und in einer leicht verständlichen Weise präsentieren. Datenvisualisierung verbessert das Nutzerverständnis und erleichtert die Identifizierung von Trends oder Unstimmigkeiten.

Jetzt sind Sie bereit, Ihre Vertriebsdatenbank effizient und fundiert in Angriff zu nehmen!

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Peter Krebs

Director Customer Success